FORMAT SURAT DINAS

Perhatikan kerangka surat resmi berikut dengan saksama!

(1) ------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------   (2) --------                                                                            (3) --------      --------      -------- (4) ---------------------------------------      ---------------------------------------      ------------------------- (5) ----------- (6) ---------------------------------------------------------------------------------------------------      ---------------------------------------------------------------------------------------------------      --------------------------------------------------------------------------------------------------- (7) ---------------------------        ------------------------ (8) -------------------      ------------------

(1)Kepala Surat

Kepala surat yang lengkap terdiri atas (1) nama instansi, (2) alamat lengkap, (3) nomor telepon,(4) nomor kotak pos, (5) alamat kawat, dan (6) lambang atau logo.

Nama instansi ditulis dengan huruf kapital. Alamat instansi, termasuk di dalamnya telepon, kotak pos, dan alamat kawat (jika ada ) ditulis dengan huruf awal kata kapital, kecuali kata tugas. Nomor kode pos ditulis setelah nama kota tempat instansi itu berada.

Contoh:

PEMERINTAH  KABUPATEN MAGELANG

DINAS PENDIDIKAN, PEMUDA, DAN OLAHRAGA

SMP NEGERI 1 MUNGKID

JALAN RAYA BLABAK (0293) 782139  Kp. 56551

Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis dengan huruf kapital.

Contoh:  

PEMERINTAH  KABUPATEN MAGELANG

DINAS PENDIDIKAN, PEMUDA, DAN OLAHRAGA

SMP NEGERI 1 MUNGKID

JALAN RAYA BLABAK (0293) 782139  Kp. 56551

Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut.

1. Hindari singkatan. Singkatan yang biasanya ada dalam kepala surat. Misalnya: Jl. atau Jln. seharusnya ditulis lengkap Jalan, telp. ditulis Telepon tanpa tanda titik dua (:) sesudahnya, dsb.
2. Kata kotak pos hendaknya ditulis dengan cermat, yaitu Kotak Pos dan jangan disingkat  K. Pos atau Kotpos. Demikian pula jangan digunakan P.O. Box atau  Post Office Box.

(2)Nomor, Lampiran, dan Hal

Kata Nomor, Lampiran, dan Hal ditulis dengan diawali huruf kapital, diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah sesuai dengan panjang pendeknya ketiga kata itu.

Penulisan kata Nomor dan Lampiran yang dapat disingkat menjadi No. dan Lamp. Jika kata Nomor ditulis lengkap, kata Lampiran pun ditulis lengkap. Jika kata Nomor disingkat menjadi No., kata Lampiran juga harus disingkat menjadi Lamp.

Kata Lampiran ditulis di bawah nomor jika ada yang dilampirkan pada surat. Jika tidak ada yang dilampirkan, kata Lampiran tidak perlu ditulis. Kata Lampiran atau Lamp. diikuti tanda titik dua disertai jumlah barang yang dilampirkan. Jumlah barang ditulis dengan huruf, tidak dengan angka dan tidak diakhiri dengan tanda baca lain. Awal kata yang menyatakan jumlah, ditulis dengan huruf kapital.

Kata Hal diikuti tanda titik dua disertai pokok surat yang diawali dengan huruf kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda baca lain. Pokok surat hendaklah dapat menggambarkan pesan yang ada dalam isi surat.

Contoh:

1.    Nomor   : 13/ HP/ 009/ VII/ 2011

Lampiran      : Satu helai

Hal        : Undangan

2.    No.        : 13/ HP/ 009/ VII/ 2011

Lamp.    : Satu helai

Hal        : Undangan

3.    Nomor   : 13/ HP/ 009/ VII/ 2011

Hal        : Peringatan Hari Kartini

(3)Tanggal Surat

Surat resmi yang berkepala surat, tidak dianjurkan menuliskan nama tempat sebelum tanggal. Misalnya: Magelang, 12 Februari 2011

Tanggal ditulis lengkap dengan nama bulan menggunakan huruf dan tanpa tanda baca apa pun.

Contoh: 12 Februari 2011

(4)Alamat Surat

Untuk penulisan alamat surat perlu diperhatikan hal berikut :

1. Penulisan nama dan penerima harus cermat dan lengkap, sesuai dengan kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan (pemilik nama).
2. Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup dituliskan Yth. dengan huruf  awal huruf kapital disertai tanda titik singkatan itu. Penggunaan kata kepada sebelum Yth. tidak diperlukan karena kata kepada berfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat yang menyatakan arah. Apalagi kalau diingat bahwa alamat pengirim tidak didahului kata yang berfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat yang menyatakan asal.
3. Kata sapaan seperti Ibu atau Bapak ditulis lengkap, sedangkan Saudara dapat disingkat menjadi Sdr. dan tanpa tanda baca apa pun.
4. Jika nama orang yang dituju bergelar akademik  sebelum namanya, seperti Dr. dr. Ir. atau Drs. atau memiliki pangkat, seperti kapten atau kolonel kata sapaan Ibu atau Bapak, dan Sdr. tidak digunakan.
5. Jika yang dituju nama jabatan seseorang, kata sapaan tidak digunakan agar tidak berimpit dengan gelar, pangkat, atau jabatan.
6. Contoh penulisan alamat yang dianjurkan:

Yth. Bapak Anggi Aziz

Kepala Biro Statistik

Departemen Sosial

Jalan Cendrawasih Raya 45

Jakarta

Yth. Kolonel Infanteri Yusuf Muda Dalam

Jalan Simpang Tujuh 34 Makassar

(5)Penulisan Salam

Dalam penulisan surat terdapat dua buah salam, yaitu (1) salam pembuka dan (2) salam penutup.

A.   Salam pembuka yang sangat lazim digunakan adalah ungkapan dengan hormat  dengan ketentuan sebagai berikut:

1)   Huruf pertama kata dengan pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kapital: Dengan.

2)   Huruf pertama kata hormat pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kecil, bukan huruf kapital (hormat).

3)   Pada akhir ungkapan salam pembuka itu dibubuhkan tanda koma (,)

4)   Ungkapan lain yang digunakan sebagai salam pembuka adalah:

-          Salam sejahtera,

-          Saudara…,

-          Saudara… yang terhormat,

-          Ibu… yang terhormat,

-          Bapak… yang terhormat,

Di samping itu, terdapat salam pembuka yang bersifat khusus, seperti:

-          Assalamualaikum Wr.Wb.,

-          Salam Pramuka,

-          Salam Perjuangan,

-          Merdeka,

B.    Salam penutup yang lazim digunakan adalah ungkapan hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wasalam dengan ketentuan sebagai berikut.

1)   Huruf pertama kata hormat, salam, dan wasalam ditulis dengan huruf kapital.

2)   Pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma (,)

3)   Contoh yang dianjurkan:

-          Hormat saya,

-          Hormat kami,

-          Salam takzim,

-          Wasalam,

(6)Isi Surat

Secara garis besar isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu bagian pertama merupakan paragraf pembuka, bagian kedua merupakan paragraf isi, dan bagian ketiga merupakan paragraf penutup. Paragraf pembuka berisikan pemberitahuan, pernyataan, atau permintaan.

Contoh :

(1) Kami ingin memberitahukan kepada Saudara bahwa….

(2) Salah satu kegiatan Proyek Penelitian adalah meneliti sastra lisan Sunda. Sehubungan dengan itu,….

(3) Dalam salah sebuah media massa terbitan Jakarta, kami telah membaca bahwa rumput laut telah dibudidayakan. Sehubungan dengan itu, kami ingin mendapatkan informasi tentang perbudidayaan rumput laut itu.

Di samping itu paragraf pembuka berisi balasan (jawaban) seperti dalam contoh berikut.

(1) Pertanyaan Saudara yang tertera pada surat Saudara tanggal 20 Oktober 2010,    No.05/Diklat/1/1/2010 akan kami jawab sebagai berikut.

(2) Surat Anda telah kami terima. Sehubungan dengan itu, kami ingin memberitahukan hal berikut.

(3) Sesuai dengan permintaan Saudara dalam surat tanggal 4 Mei 1991, No. 29/H/PU/1991, bersama ini kami kirimkan seberkas  surat perjanjian kerja.

Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat. Di samping itu, paragraf penutup dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.

Contoh paragraf penutup :

(1) Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

(2) Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih.

(3) Besar harapan kami, Saudara dapat memanfaatkan sumbangan kami.

(4) Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara.

(7)Pengirim Surat

Nama pengirim surat ditulis di bawah salam penutup. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas. Dalam penulisan nama pengirim perlu diperhatikan hal berikut:

(1) Penulisan nama tidak menggunakan huruf kapital seluruhnya, tetapi menggunakan huruf kapital pada setiap unsur nama.

(2) Nama tidak perlu ditulis dalam tanda kurung, tidak perlu bergaris bawah dan tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.

(3) Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.

Contoh :

Drs. Pranowo                            

Kepala

                            

atau

Kepala,                                     

Drs. Pranowo

NIP 195608021986031006

(8)Tembusan Surat

Kata  tembusan yang ditulis dengan huruf awal kapital (Tembusan) diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat. Tulisan Tembusan diikuti tanda titik dua (:), tanpa digarisbawahi.

Ketentuan penulisan tembusan adalah sebagai berikut.

(1) Jika pihak yang diberi tembusan itu lebih dari satu, diberi nomor urut sesuai dengan jenjang jabatan instansi itu. Jika pihak yang diberi tembusan hanya satu, tidak diberi nomor.

(2) Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama jabatan  atau nama orang dan bukan nama kantor atau instansi.

(3) Dalam tembusan tidak perlu digunakan ungkapan Kepada Yth. atau Yth.

(4) Di belakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk perhatian, untuk menjadi perhatian, sebagai laporan, atau ungkapan lain yang mengikat.

(5) Dalam tembusan tidak dicantumkan tulisan Arsip atau Pertinggal karena setiap surat dinas itu harus memiliki arsip.

Contoh:

T.embusan:

1.    Komite Sekolah

2.    Kepala Disdikpora kab. Magelang